Vereenvoudiging regels identiteitscontrole

26 oktober 2010

De voorschriften voor werkgevers om de identiteit van nieuwe werknemers te controleren, worden vereenvoudigd. Werkgevers kunnen gebruik van elkaar maken van een speciaal ontwikkeld stappenplan dat onduidelijkheden wegneemt en voorkomt dat bedrijven onnodige handelingen verrichten.

Er is geconstateerd dat het voor veel werkgevers onduidelijk is wat er precies van hen wordt verwacht op grond van de wettelijke verplichting dat de werkgevers de identiteit van de nieuwe werknemer moet verifiëren. Onzekerheid over de aard en omvang van de verplichtingen en over de wijze van handhaving leidt er toe dat werkgevers zich in uiteenlopende mate inspannen bij de vaststelling van de identiteit. Soms leidt de onzekerheid ertoe dat werkgevers te gemakkelijk denken over hetgeen van hen wordt verwacht. Bij controle door de Arbeidsinspectie en de Belastingdienst ontstaan dan problemen. In andere gevallen kan de onzekerheid werkgevers ertoe brengen onnodig veel handelingen te verrichten en hogere kosten te maken dan strikt noodzakelijk.

Stappenplan
In het stappenplan zijn de volgende door de werkgever te nemen stappen onderscheiden die direct voortvloeien uit de wettelijke verplichtingen in de belastingwetgeving en in de Wet Arbeid Vreemdelingen.

1. Vraag de werknemer een origineel en geldig identiteitsbewijs te tonen;
2. Als de werknemer niet de Nederlandse nationaliteit heeft, ga na of - en onder welke voorwaarden - de werknemer in Nederland mag werken;
3. Controleer het identiteitsbewijs;
4. Controleer of het identiteitsbewijs behoort bij de werknemer die het aanbiedt;
5. Maak een kopie van het identiteitsbewijs en bewaar die in de administratie.

Belangrijke elementen uit het stappenplan zijn:

• De keuze van drie kenmerken aan de hand waarvan zonder bijzondere hulpmiddelen de echtheid van alle Nederlandse identiteitsdocumenten vastgesteld kan worden (ook van de Nederlandse vreemdelingendocumenten en de aanmeldstickers van de IND).

• Het constateren van vervalsingen door een controle van de Machine Readable Zone in een identiteitsdocument en een controle op beschadigingen.

• Het advies om bij vreemdelingen die een buitenlands identiteitsbewijs aanbieden eerst te vragen of zij ook over een Nederlands vreemdelingendocument beschikken. Dat is vaak het geval. Nederlandse documenten zijn voor de werkgever eenvoudiger te controleren dan buitenlandse.

• Bij vreemdelingen wordt eerst nagegaan of zij in Nederland mogen werken en zo ja, onder welke voorwaarden. Mag een vreemdeling niet in Nederland werken of is niet aan de voorwaarden (bijvoorbeeld een tewerkstellingsvergunning) voldaan, dan is verdere verificatie onnodig. De werkgever mag betrokkene sowieso niet tewerkstellen.

Bron: Rapport ‘Identificatie van de werknemer' van het ministerie van SZW, september 2010